¡Malditos ladrones de tiempo! nos sentamos a hacer una tarea y, ¡ahí aparecen! quitándonos minuto a minuto (o en agrupaciones de míseros segundos) todo el tiempo que teníamos previsto para hacerla.
Aunque nos encantaría erradicarlos, la realidad es que, no va a ser posible. Pero sí que es posible identificarlos y tratar de reducir su impacto.
Existen numerosísimos distintos tipos de ladrones de tiempo (la lista no es cerrada), pero vamos a detenernos en algunos que quizás os resulten familiares:
- Reuniones: ¿no os ocurre a menudo? la reunionitis es una de los males más comunes de lo que llevamos de siglo XXI. Por supuesto no queremos decir que no haya que reunirse. Lo que hay que buscar es que las reuniones:
- Convoquen a los ESTRICTAMENTE necesarios para mantenerla.
- Se PROGRAMEN con antelación, para que todos los participantes puedan adecuarla correctamente en su planning, puedan prepararla e, incluso, puedan haber contrastado ideas previamente.
- Ser ESTRICTOS con la fecha y hora (así como con la DURACIÓN): nada de ir saltando de fecha en fecha o alargándola durante horas, cuando se podía haber resuelto todo en 15 minutos.
- Correo electrónico: ¿os imagináis trabajar en un departamento donde se recibían, de media, 200 emails diarios? Pues nosotros lo hemos vivido… ahí lo dejamos…
- No hay que estar mirando el correo cada poco tiempo. En general hay que tratar de hacerlo entre tarea y tarea, y por periodos no muy prolongados. De lo contrario, dedicaréis la mayor parte de vuestra jornada laboral a leer y contestar emails en lugar de realizar las tareas previstas.
- Sé ordenado. Archiva los correos electrónicos en carpetas con etiquetas que te permitan localizarlos si algún día los necesitas.
- Trata de evitar que correos de spam, o newsletters que no uses, aparezcan en tu bandeja de entrada. Para ello recomendamos borrarse de cualquier lista de distribución que no necesitemos y/o utilizar reglas que, automáticamente, archive los correos en carpetas determinadas o, incluso, contesten dando las gracias o similar. Piensa a lo grande, se pueden configurar reglas para prácticamente todo lo que se te ocurra 😉
- Llamadas: si estás ejecutando una tarea que requiere una concentración alta, trata de no interrumpirla atendiendo llamadas. Los teléfonos de hoy en día te van a permitir devolverlas tan pronto como puedas.
- Interrupciones: pueden venir por múltiples canales:
- Un compañero que necesita ayuda: por supuesto hay que ser proactivos y ayudar pero, te aconsejamos que acumules varias peticiones de ayuda y te reserves un tiempo diario para atenderlas.
- Un cliente o un jefe que te contacta (llamada o email) con una urgencia: valora realmente si la urgencia es tal. Si es así, atiéndela sin dudarlo o busca a alguien que te pueda ayudar. En caso de que realmente no sea urgente, trata de negociar con tu interlocutor y emplázalo para ese tramo de horas que habías reservado para atender estas peticiones.
- Desplazamientos: con los medios que existen hoy en día para las comunicaciones (videollamadas) trata de reducir tus desplazamientos al máximo. Te evitas perder tiempo (y algún que otro atasco).
- Uno mismo: somos nuestro PRINCIPAL LADRÓN DE TIEMPO. ¿Cuántas veces interrumpís una tarea al consultar vuestras RRSS, Whatsapp (no hablemos si tenéis un reloj inteligente)? Además, tenemos esa tendencia a la procrastinación que nos hace muchas veces “negociar” con nosotros mismos: “esto me da pereza, mejor lo hago mañana y hoy saco estas pequeñas tareas”.
