¿Quién es el responsable de esta tarea? ¿Quién ha ejecutado este proceso?
Si la respuesta es no lo sé, es muy posible que necesites una Matriz RACI.
Te vamos a poner un ejemplo sencillo para que sepas a qué nos referimos. Imagínate que hay que incluir una nueva funcionalidad en la aplicación que estáis preparando para una compañía de seguros.
En la mayoría de empresas, el responsable del departamento asignará dicha tarea a uno de los miembros de su equipo, ¿no?. Ahora bien, una vez que esa persona se ponga a realizar su tarea, es posible que le surjan las siguientes dudas:
Si no sé hacer algo, ¿a quién debo preguntar?
¿Es posible que esta nueva funcionalidad esté afectando a otra parte del proceso?
¿Para cuándo debo tener lista esta nueva actualización?
Como en la mayoría de ocasiones, acabarás preguntando a tu responsable y, éste posiblemente no tenga tiempo de atenderte o desconozca alguna funcionalidad que pueda verse afectada.
Por ello,te contaremos cómo la Matriz RACI puede solucionar muchos de tus problemas.
¿Qué es una matriz RACI?
La matriz RACI es una matriz de asignación de responsabilidades. Esta herramienta se utiliza con el fin de gestionar y mejorar el rendimiento de un equipo de trabajo optimizando el tiempo de las tareas a realizar.
La función de la matriz es definir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en los proyectos y procesos de la empresa. Por ejemplo, es posible que una misma persona sea responsable de la tarea 1 y pueda ser informador de la tarea 2.
¿Cuáles son los roles que se definirán en la Matriz RACI?
- Responsible: es el encargado de realizar la tarea.
- Acountable: es el responsable de la finalización de la tarea, es decir, no se encarga de ejecutar la tarea pero sí de cerciorarse que ésta se haya realizado en tiempo y forma.
- Consulted: este rol conoce todas las características que deben cumplir las tareas asignadas. Existe comunicación bidireccional con los responsables de la tarea. Por este motivo, este rol puede emitir opiniones sobre la tarea realizada. Adicionalmente, es muy frecuente que los responsables acudan a estos cuando tengan dudas sobre la tarea.
- Informed: estas personas están al tanto del proyecto. Se les actualiza tanto de la finalización de las tareas como del progreso de éstas.
¿Por qué utilizar una matriz RACI?
- Simplifica la comunicación.
- Evita la sobrecarga de trabajo.
- Reduce el excesivo número de personas involucradas en un proyecto.
- Mejora la productividad y tiempo de ejecución.
- Agiliza la toma de decisiones
¿Cómo hacer una matriz RACI?
- Identifica a las personas que participarán en el proyecto.
- Haz un listado de todas las tareas que se realizarán. El proyecto estará formado por X tareas. Es importante que tampoco segmentes en exceso para evitar complejidad.
- Asigna los roles. Como ya tienes el listado de las tareas, toca decidir quiénes serán las personas implicadas en desarrollarlas, revisarlas o hacerle seguimiento, por lo tanto, deberás asignar a estas el rol que deberán desempeñar en cada tarea.
- Convoca una reunión para comunicárselo al equipo.
